Vous avez déjà envoyé un courriel à un recruteur au sujet d’un emploi et n’avez jamais eu de réponse ? Bien que vous ayez pu attribuer ce silence radio à votre manque d’expérience ou à un mauvais timing, votre courriel lui-même pourrait être en cause. Bien que la plupart d’entre nous considèrent la rédaction d’un courriel comme une tâche élémentaire sans véritable directive, le protocole de courriel existe. Votre capacité à le respecter peut faire ou défaire l’impression que vous donnez à un recruteur. Bien entendu, l’étiquette des e-mails n’est pas réservée à la correspondance avec les recruteurs ; elle existe également lorsque vous envoyez des e-mails à vos clients et à vos collègues.
Écrire un mail professionnel réussi, peu importe à qui vous l’envoyer
1. Incluez une ligne d’objet avec des mots clés
Lorsque vous rédigez un courriel, incluez toujours une ligne d’objet. C’est particulièrement important si vous vous adressez à un nouveau contact qui peut supposer qu’un courriel portant la mention » sans objet » est un spam et le supprimer sans l’ouvrir. Veillez à ce que votre ligne d’objet fasse référence à l’objet principal de votre message de manière succincte, par exemple « Demande de renseignements sur les offres de stage » ou « Suivi de la réunion de marketing ». Utilisez des mots clés dans la ligne d’objet, au cas où le destinataire aurait besoin de rechercher l’email plus tard pour faire un suivi.
2. Ayez une salutation appropriée
Au début de votre email, utilisez une salutation formelle telle que « Chère Madame X. » Soyez absolument certain d’avoir le sexe exact de la personne et d’orthographier correctement son nom. Le fait de ne pas le faire témoigne d’une certaine négligence de votre part et peut même offenser le destinataire, ce qui constitue un problème majeur si vous envoyez un courriel à un client ou à un recruteur. Si vous ne pouvez pas trouver le nom d’un recruteur en ligne et que vous devez utiliser une salutation générique, utiliser « Cher, Monsieur le Responsable des Ressources Humaines » est une valeur sûre.
3. Écrivez de manière concise
Personne ne veut lire un courriel d’une page, alors gardez le corps de votre message aussi concis que possible. Utilisez souvent des paragraphes pour séparer votre texte et le rendre plus facile à digérer. Ce n’est pas parce qu’il ne s’agit pas d’une publication formelle ou d’un document de recherche que vous avez le droit d’oublier le style d’écriture approprié.
4. Restez professionnel
Dans cette veine, gardez un style professionnel dans vos e-mails et assurez-vous de ne pas utiliser les points d’exclamation ou les majuscules de manière excessive. Ce n’est pas un texto. Abstenez-vous d’utiliser des smileys et autres émoticônes, sauf si vous avez établi ce type de rapport avec la personne à l’autre bout. Cliquez sur melanie2web pour découvrir cette messagerie collaborative.
5. Soyez personnalisable
Ouvrez votre courriel par une courte déclaration attentionnée sans rapport avec l’objet principal de votre courriel. Dire « J’espère que vous avez passé un bon week-end » ou « J’espère que cet e-mail vous convient » lance votre message sur une note positive et personnelle. Établir un rapport sympathique avec la personne est important, au cas où vous auriez besoin de demander une faveur plus tard.
6. Clarifiez l’objectif
Soyez clair sur la raison de votre courriel, et proposez des questions directes et spécifiques auxquelles vous voudriez que la personne réponde. Si vous avez plusieurs questions que vous souhaitez que la personne aborde, vous pouvez toujours utiliser des puces ou des sauts de paragraphe pour vous assurer que rien ne sera oublié.
7. Dites merci
Vers la fin de votre courriel, assurez-vous de remercier la personne. Que vous répondiez à un collègue qui vient de vous fournir les données que vous avez demandées, ou que vous remerciiez un recruteur pour son temps et sa considération, il s’agit d’une étape essentielle et d’une attente dans la correspondance par courriel.
8. Terminez par un appel à l’action
Enfin, rappelez à la personne la question centrale de votre courriel en concluant par un appel à l’action. Un simple « J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles bientôt » laisse entendre que la personne doit vous répondre, ce qui devrait susciter une réponse rapide. Si vous avez une question qui nécessite une attention immédiate, vous pouvez être encore plus précis dans votre appel à l’action : » J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles au sujet d’un moment où nous pourrons nous rencontrer la semaine prochaine. «
9. Signez avec vos coordonnées
Une fois que votre courriel est terminé, signez avec une fermeture de courriel appropriée, comme « Cordialement ou salutations. Assurez-vous d’inclure vos coordonnées, votre prénom et votre nom, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone, afin que la personne puisse facilement faire un suivi avec vous.
10. Relisez votre travail
La dernière étape, et peut-être la plus importante, consiste à relire l’ensemble de votre courriel. Si vous sautez l’étape de la révision, vous pouvez instantanément défaire tout votre travail. Les fautes d’orthographe peuvent miner votre intelligence et vous faire paraître négligent, ce qui peut amener les recruteurs à écarter votre courriel. Tout le monde fait des fautes d’orthographe et de grammaire, alors prenez les 30 secondes supplémentaires pour vérifier votre travail et corriger toute erreur, car cela peut faire une grande différence. S’il s’agit d’un courriel important, modifiez-le en copie.
